Troubleshooting Proses Pengiriman Gabung Bendum dan Vera

V09.3.0 tanggal 8 Oktober 2009 

Sumber: Cak Luthfi

PENDAHULUAN

      Sebagaimana diketahui bahwa Update Aplikasi Vera V09.3.0 termasuk aplikasi Bendum dan aplikasi SP2D yang kompatibel dengan Vera V09.3.0 telah direncanakan dilaunching tanggal 8 Oktober 2009. Seluruh aplikasi diatas sudah siap dilaunching sejak tanggal tersebut. Paket Update aplikasi tersebut dimaksudkan untuk lebih mendukung pelaksanaan internal KPPN terutama antara Vera dengan Bendum atau antara data LAK dengan LKP.

      Untuk itu, agar aplikasi dimaksud dapat digunakan secara efektif, perlu dukungan suatu kebijakan prosedur yang diperkirakan selesai dan siap disampaikan sebelum tanggal 10 November 2009. Atas pertimbangan hal tersebut dan untuk mengontrol apakah aplikasi vera dalam suatu KPPN telah diupdate maka diberikan batasan tanggal update paling lambat tanggal 9 November 2009. Namun demikian, ternyata dukungan prosedur yang dimaksud baru siap disampaikan pada awal November 2009 sehingga aplikasi juga diedarkan setelah itu, tepatnya tanggal 11 November 2009 baru dipasang di web www.perbendaharaan.go.id. Dengan adanya kondisi diatas maka secara tidak lansung update aplikasi Vera menjadi kedaluarsa karena telah melewati tanggal 10 November 2009.

      Disamping itu, beberapa permasalahan muncul akibat adanya update aplikasi yang tidak dilakukan secara menyeluruh. Sebagaimana diketahui bahwa untuk mendukung proses pengiriman secara terintegerasi maka diperlukan adanya update Aplikasi KPPN yang meliputi update aplikasi SP2D (startup), Bendum, dan Vera termasuk update database SP2D, Bendum dan Vera. 

Secara singkat permasalahan yang muncul akibat update yang dilakukan secara parsial adalah sebagai berikut : 

1. Tidak dilakukan update Database Aplikasi SP2D

Dampak:

• File t_monkirim tidak terbentuk yang berakibat proses posting gagal, proses pengiriman data error, monitoring pengirman data tidak bisa dilakukan (error)
• Referensi tambahan level user 4-3-4 (user level pengiriman) tidak terbentuk yang berkibat tidak bisa membuat user dengan level 4-3-4 yang berikutnya berdampak pada tidak bisa mengakses user dengan level 4-3-4 yang berfungsi untuk mengirimkan data

 

2. Tidak dilakukan update aplikasi Startup SP2D

Dampak:

• Startup SP2D yang baru ditambahkan previlege user khusus untuk proses pengiriman terutama pengiriman data bendum karena pada proses pengiriman data bendum didahului dengan membentuk table view. Jika user pengiriman tidak dibuat dengan startup yang baru maka user tersebut tidak bisa melakukan pengiriman data terutama pada sesi pengiriman data bendum.

3. Tidak dilakukan update Database Aplikasi Bendum

Dampak :

• Database (beberapa table) bendum tidak terupdate, yang berakibat pada gagalnya beberapa proses pencetakan dan proses lainnya termasuk proses pengiriman data terutama pada sesi pengiriman data bendum.

 

4. Tidak dilakukan update Aplikasi Bendum

Dampak:

• Update aplikasi bendum akan menonaktifkan menu pengiriman data dan sekaligus mengupdate beberapa tabel, berupa penambahan beberapa field. Jika update ini tidak dilakukan maka akan berakibat gagalnya proses pengiriman data terutama pada sesi pengiriman data bendum.

 

5. Tidak dilakukan update Database Aplikasi Vera

Dampak:

• Update ini hanya berisi update referensi BAS, berupa penambahan akun untuk Kas lainnya di bendahara pengeluaran atau lengkapnya lihat pada perkembangan update referensi BAS. Update ini tidak berpengaruh apa-apa terhadap proses pengiriman data.

 

6. Tidak dilakukan update Aplikasi Vera

   Dampak:

• Update aplikasi Vera akan menonaktifkan menu pengiriman data pada level user operator sekaligus mengaktifkan menu dengan level user pengiriman serta mengupdate beberapa tabel GL, berupa penambahan beberapa field. Jika update ini tidak dilakukan maka akan berakibat gagalnya proses pengiriman data terutama pada sesi pengiriman data Vera.
• Khusus untuk update aplikasi Vera, perlu dilakukan langkah-langkah tambahan sehubungan update yang sudah kedaluarsa. Berikut ini ada langkah-langkah tambahan yang diperlukan agar proses update terutama update struktur database bisa berlaku kembali:
• lakukan update semua aplikasi, SP2D, Bendum, Vera termasuk databasenya sesuai petunjuk masing-masing aplikasi (jika belum dilakukan)
• ubah tanggal komputer pada salah satu komputer Vera yang telah dilakukan update aplikasi vera versi V09.3.0 menjadi sebelum tanggal 10 November 2009, misalnya tanggal 9 Oktober 2009
• login ke aplikasi vera pada komputer yang telah di mundurkan tanggalnya. Pada proses ini dilakukan proses update struktur table GL dengan syarat dilakukan sebelum tanggal 10 November 2009.
• keluar dari aplikasi vera
• kembalikan tanggal komputer ke setting tanggal sesuai yang seharusnya
• lakukan posting ulang dan pengiriman ulang
• selesai

 

Beberapa Permasalahan yang muncul setelah proses update aplikasi adalah sebagai berikut :

1. Proses Pengiriman Gagal (muncul pesan “c_kirimsaus is not found”)

Proses ini terjadi karena update exe aplikasi vera telah kedaluarsa. Hal ini karena pada saat login pertama kali ada proses update table GL yang harus dilakukan sebelum tanggal 10 November 2009. Kondisi ini mengakibatkan proses pengiriman gagal, karena table GL yang dibaca waktu proses pengiriman masih dengan struktur lama. 

Solusi:

1. lakukan update semua aplikasi, SP2D, Bendum, Vera termasuk databasenya sesuai petunjuk masing-masing aplikasi (jika belum dilakukan)
2. ubah tanggal komputer pada salah satu komputer Vera yang telah dilakukan update aplikasi vera versi V09.3.0 menjadi sebelum tanggal 10 November 2009, misalnya tanggal 9 Oktober 2009
3. login ke aplikasi vera pada komputer yang telah di mundurkan tanggalnya
4. keluar dari aplikasi vera
5. kembalikan tanggal komputer ke setting tanggal sesuai yang seharusnya
6. lakukan posting ulang dan pengiriman ulang
7. selesai

 

2. Proses Posting data MPN gagal (nilai data MPN tidak masuk ke laporan)

Proses ini terjadi karena update exe aplikasi vera telah kedaluarsa. Hal ini karena pada saat login pertama kali ada proses update table GL yang harus dilakukan sebelum tanggal 10 November 2009. Kondisi ini mengakibatkan proses posting data MPN gagal, karena table GL yang dipakai untuk proses insert data hasil posting masih dengan struktur lama. Untuk mengetahui indikasi permasalahan ini, lakukan rekonsiliasi internal ringkasan, lihat hasil pencocokan data MPN dengan buku besar SAKUN atau langsung jalankan proses pencocokan data MPN dengan buku besar SAKUN. 

Solusi:

1. lakukan update semua aplikasi, SP2D, Bendum, Vera termasuk databasenya sesuai petunjuk masing-masing aplikasi (jika belum dilakukan)
2. ubah tanggal komputer pada salah satu komputer Vera yang telah dilakukan update aplikasi vera versi V09.3.0 menjadi sebelum tanggal 10 November 2009, misalnya tanggal 9 Oktober 2009
3. login ke aplikasi vera pada komputer yang telah di mundurkan tanggalnya
4. keluar dari aplikasi vera
5. kembalikan tanggal komputer ke setting tanggal sesuai yang seharusnya
6. lakukan posting ulang
7. selesai

 

3. Proses pengiriman Gagal (muncul pesan “t_init is not found”)

Bahwa pada saat proses pengiriman data secara gabungan terutama data bendum, dilakukan pembentukan table view yang harus dilakukan oleh user MySQL dengan previlege tertentu. Dengan demikian pembuatan user yang dapat melakukan proses pengiriman tidak bisa dilakukan dengan menggunakan aplikasi startup yang lama. Untuk itu, ada update aplikasi startup yang digunakan untuk membuat user dengan level pengiriman data (4-3-4). 

Solusi:

1. Update aplikasi startup dengan cara menjalankan update aplikasi startup versi update_startup_1.1.126.exe yang akan membentuk startup_1.1.126.exe pada folder C:\mydb8\admuser
2. lakukan pembuatan user dengan update startup tersebut dengan level user 4-3-4
3. lakukan proses pengiriman dengan user tersebut
4. selesai

 

4. Proses Pengiriman tidak bisa dilakukan (data belum diposting)

Proses update database SP2D (update_database_1.3.148.exe), disamping menambahkan table baru juga sekaligus mencabut status proses posting. Data hasil posting yang telah dilakukan sebelumnya tetap ada, tetapi statusnya telah dicabut. Sementara untuk proses pengiriman data harus setelah proses posting. Hal ini karena agar terjadi keseragaman bahwa dengan adanya proses pengiriman secara gabungan ini harus dilakukan proses posting ulang mulai dari 1 Januari 2009. 

Solusi:

1. lakukan update semua aplikasi, SP2D, Bendum, Vera termasuk databasenya sesuai petunjuk masing-masing aplikasi (jika belum dilakukan)
2. lakukan posting ulang dan lanjutkan dengan proses pengiriman
3. selesai

 

5. Proses Posting Gagal (muncul pesan “t_monkirim is not found” atau  “tang is not found”)

Proses update database SP2D (update_database_1.3.148.exe), disamping menambahkan table baru juga sekaligus mencabut status proses posting. Data hasil posting yang telah dilakukan sebelumnya tetap ada, tetapi statusnya telah dicabut. Sementara untuk proses pengiriman data harus setelah proses posting. Hal ini karena agar terjadi keseragaman bahwa dengan adanya proses pengiriman secara gabungan ini harus dilakukan proses posting ulang mulai dari 1 Januari 2009.

Pesan diatas muncul pada saat proses posting menandakan bahwa belum dilakukan proses update database SP2D (update_database_1.3.148.exe) karena table t_monkirim tidak ditemukan dalam database. 

Solusi:

1. lakukan update database SP2D (update_database_1.3.148.exe)
2. lakukan posting ulang dan lanjutkan dengan proses pengiriman
3. selesai

 

6. Proses Pengiriman data tidak bisa dilakukan untuk bulan transaksi yang berbeda

Pada paket update aplikasi untuk mendukung proses pengiriman yang terintegrasi antara bendum dan vera maka perlu dilakukan penyeseuaian-penyesuaian seperlunya. Salah satunya adalah bahwa dalam satu proses pengiriman GL vera tidak bisa dilakukan untuk bulan transaksi yang berbeda. Hal ini karena proses pengiriman data Bendum hanya bisa dilakukan dalam bulan yang sama, misalnya 01-01-2009 sd 31-01-2009. Dengan demikian proses pengiriman data GL vera ikut menyesuaikan karena proses pengiriman data dilakukan secara bersamaan. 

Solusi:

1. lakukan proses pengiriman dengan parameter tanggal pengiriman untuk bulan yang sama

 

7. file FKP dalam format rar tidak terbentuk (hanya file GL yang terbentuk)

setelah dilakukan identifikasi masalah dan cross check ke beberapa KPPN antara yang sukses dan yang tidak terutama terima kasih sekali kepada KPPN gorontalo didapatkan suatu kondisi yang menjadi penyebab file FKP tidak terikirim adalah sebagai berikut:

1. proses pengiriman dilakukan supervisor yang biasa dengan komputer servernya
2. beberapa komputer server menggunakan operating system windows server (misalnya winserver 2003)
3. win rar yang dipakai dalam proses kompresi file antara fkp dan gl adalah sama yaitu rar32.exe
4. terdapat perbedaan syntax dalam proses kompresi antara rar untuk fkp dengan rar (ada tambahan -o+ dan -m5) untuk gl (lebih sederhana)
5. syntax -o+ dan -m5 pada proses rar fkp tidak kompatibel dengan win server 2003
6. hasilnya adalah proses pembentukan file fkp yang terkompresi gagal

 
Solusi:

1. solusi jangka panjang adalah dengan menyederhanakan syntax proses kompresi pada file FKP
2. solusi sementara, supervisor menginstall aplikasi vera untuk proses pengiriman data pada komputer dengan operating sytem windows XP. jadi terpaksa, supervisor pegang komputer yang mengakses database langsung (komputer server) dan komputer yang ber OS win XP jika servernya ber OS win server.

 

8. Proses Transfer data MPN/SISPEN gagal

Bendum yang gagal melakukan proses transfer data MPN/SISPEN, setelah dilakukan analisa didapatkan kesimpulan bahwa hal tersebut disebabkan database bendum belum diupdate dengan menggunakan update database versi 2 sebelum dilakukan update dengan versi 3. Jadi tidak bisa langsung lompat ke update yang versi update_database_bendum_ver3 (update database yang satu paket dengan proses kirim gabungan), tetap harus dilakukan update untuk versi update database bendum sebelumnya. 

Solusi:

1. lakukan update dengan udpate database versi 2 (update_database_bendum_ver2) bisa didownload dari ftp perbendaharaan.go.id
2. lakukan update data base ulang dengan update database versi 3 (update_database_bendum_ver3) sebagaimana di apsang di web tanggal 11 nov 2009. 
   
9. Proses DNP Potonghan SPM/SP2D gagal atau error

Hal ini memang demikian adanya karena ada sedikit kesalahan programming.  

Solusi:

1. solusi idealnya adalah akan update exe aplikasi bendum.
2. solusi sementara adalah khusus pencetakan DNP tersebut menggunakan aplikasi bendum yang sebelumnya.

 

10. Dasar Pelaksanaan Proses pengiriman terintegrasi sekaligus rekonsiliasi internal antara Bendum dan Vera

Dasar Pelaksanaan Proses pengiriman terintegrasi sekaligus rekonsiliasi internal antara Bendum dan Vera adalah Surat Dirjen Pebendaharaan Nomor: S-6850/PB/2009 tanggal 9 November 2009, perihal : Pengiriman data LKP dan Buku Besar (GL) yang ditujukan kepada Para Kepala Kanwil Ditjen Perbendaharaan dan Para Kepala Kantor Pelayanan Perbendaharaan Negara di seluruh Indonesia dengan tembusan Sekretaris Ditjen Perbendaharaan dan Para Direktur lingkup Ditjen Perbendaharaan.